信息时代的到来，使人们的工作和生活越来越依赖信息的获取，档案作为历史信息的主要来源，越来越引起人们的重视。通过引用先进信息技术手段，推动档案信息化建设，为现行实体档案馆提供了新的管理和服务机制，提升了档案工作现代化水平及社会化服务能力，极大地推动了档案事业的发展。

我国人口众多，城市发展中每个人都会有自己的一份档案，但是要想获取完整的个人档案全宗内容并非易事，往往个人的档案碎片都分布在学校，街道或区县档案局，以及工作单位。档案的形式多样化，存档处所的分布式，给档案管理带来了瓶颈，同时也给个人的查档需求带了很多不便，个人为了办事需要到各个相关立档单位去查询，时间和精力投入很多。随着档案数字化进程的推进，将传统档案形式转化成电子文件或多媒体数据在技术上已经成熟，然后这种转化需要立档单位在信息化建设资金上大量投入才能实现，并不是所有立档单位都有雄厚的资金去支持档案数字化，即使是政府部门，涉及各方面的限制，也是各自为营，独立投入，内部使用，从而社会资源也会有很大浪费。

在档案数字化管理进程中，政府作为主力军，同时也是为公民提供查档服务的主要行政单位，凭借财政支持和现代信息化技术的支撑，各地档案局（馆）可以利用现有政务网搭建档案公共服务平台，建立中心机房，辐射各立档单位及下属基层部门，将涉密信息物理隔离在内网私有云中，公共信息在允许的范围内提供身份验证查询，整个档案云就是一个典型的混合云。档案馆中心机房作为云计算中心，服务器数量及存储规模都十分巨大，当然投资也会巨大。如何才能充分利用有限的资源来提供服务呢？答案是肯定的，那就是虚拟化和云计算技术。历史档案的数字化会产生海量的数据，这些数据需要高容量的存储设备来保存，同时数据的安全性也不容忽视，云存储可以兼顾保存和安全，同时也可以海量并行扩容，而且不会导致服务中断。档案业务并不会像在线电子商务那样对访问量和实时性要求那么高，服务器的CPU使用率往往处于一个较低的水平，再加上CPU技术的发展，多核CPU和云存储相互结合，实现服务器的虚拟化多主机系统，每一个虚拟机都独立运行一项服务，在保证该子系统安全稳定运行的同时，也避免了以往多子系统运行在一台服务器上，当其中一个服务故障导致整个系统瘫痪的情况发生。虚拟化技术在保证业务运行的前提下降低了前期投入，云存储将档案数据集中管理，同时为了将档案数据标准化，档案馆开发的档案综合管理系统（B/S架构）通过政务网向各立档单位提供软件服务，立档单位可以充分利用档案馆中心机房提供的基础设施和应用平台以及软件服务，避免了重复建设和投资。

档案信息在云计算中心存储，个人查档可以在档案馆辐射的各个云端进行统一查询，避免了多次多个地点的查档，为个人节约了时间和精力，同时也是一项便民措施。在部分业务集中的查档单位，可以设置自助查档服务，利用桌面云技术，采用瘦客户端建立云端，向云计算中心请求服务。不但降低了系统总拥有成本，同时也降低了能耗，为低碳做出了贡献。

档案信息数字化使档案存储电子化、档案检索自动化、档案利用网络化、档案管理现代化成为现实，极大地推动了档案事业的发展。随着云计算技术的不断深入，云生态链也不断完善，IaaS，PaaS，SaaS等领域的厂商也在不断规模化，推动云计算的普及，从而加快了“档案云”的实现进程。